Key Highlights
Aquí tienes un resumen de lo que vas a aprender en esta guía sobre trabajar con archivos:
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El área de gestión documental tiene diferentes opciones de trabajo. Hay oportunidades tanto en la administración pública como en empresas privadas.
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Hay varios tipos de trabajo, como el de auxiliar de archivo o el de técnico especializado. Cada uno hace cosas distintas en el manejo de archivos.
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La formación universitaria es importante, pero también puedes hacer ciclos formativos que te ayuden a entrar en el mercado laboral.
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Los procesos selectivos para conseguir trabajos en el sector público suelen ser una forma común de llegar a puestos fijos.
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Saber cuál es el perfil de egreso y qué habilidades necesitas, hará que destaques frente a los demás.
Introducción
¿Alguna vez te has preguntado quién es responsable de organizar y proteger los documentos importantes de una empresa o de una institución? La gestión documental es una tarea clave, y las personas que se dedican al manejo de archivos son quienes hacen este trabajo. Este campo puede tener un mercado laboral más grande de lo que piensas. Si tienes curiosidad por el orden, la historia o la información, sigue leyendo para saber cómo puedes convertir eso que te gusta en una carrera profesional con futuro.
Tipos de trabajos disponibles en archivos
El mundo de los archivos tiene muchas opciones para todos los perfiles. La gestión de documentos se usa tanto en empresas privadas como en la administración pública. Esto hace que el mercado laboral sea mucho más grande. Puedes trabajar en cosas como ordenar los documentos todos los días o liderar proyectos para pasar archivos al formato digital.
El tipo de archivos hace que el trabajo sea diferente. Hay puestos para auxiliares, archiveros, documentalistas y técnicos especializados. Ahora, veremos los puestos más comunes para que sepas dónde te puede ir bien.
Puestos para auxiliares de archivo
Por supuesto. No necesitas tener un título de archivero para empezar en este campo. El puesto de auxiliar de archivo es una buena puerta de entrada. Como auxiliar, tu trabajo es clave para que todo vaya bien en el archivo. Vas a apoyar al personal técnico y harás tareas importantes con su ayuda.
La labor de auxiliar es muy práctica y activa. Tendrás el manejo de archivos cada día. Te aseguras de que todo esté en orden, a la vista y fácil de encontrar. Este puesto te ayuda a ganar experiencia real y te va a permitir ver cómo es el trabajo antes de especializarte.
Tus tareas principales serán:
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Apoyar en la organización y clasificación de documentos.
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Hacer la gestión de la entrada y salida de correspondencia.
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Ayudar a buscar y recuperar documentos cuando la gente los pide.
Para acceder a estos puestos, suelen abrirse procesos selectivos concretos, sobre todo en el sector público. Por lo general, aquí no te piden tener un título universitario alto.
Archiveros y técnicos especializados
Si tú buscas un trabajo donde tener más responsabilidad, los roles de archiveros y técnicos especializados son el próximo paso. Estos profesionales de la información hacen más que organizar papeles. Ellos crean sistemas y los manejan para que los documentos estén bien protegidos. Su trabajo tiene un plan claro y lo que ellos hacen dura mucho en el tiempo.
Ellos miran los documentos. Deciden qué guardar y qué se puede tirar. También hacen reglas para que la gente pueda usar los archivos y para que no se pierdan. Así logran que la información importante siga viva y esté lista para las personas en el futuro. ¿Puedes pensar cómo sería tomar el control de un plan para digitalizar un archivo especial?
Por otro lado, una tarea muy relevante para ellos es la dirección de proyectos archivísticos. Esto puede ser desde poner en marcha un nuevo programa para manejar archivos hasta organizar equipos que deben mover muchos documentos, y siempre asegurando que todo lo que hacen siga la ley.
Oportunidades en archivos históricos y administrativos
El tipo de archivo con el que trabajes va a marcar tu rutina. Los archivos administrativos son el centro de documentos en las organizaciones públicas y empresas. En estos lugares, la administración de archivos se trata de manejar papeles en uso. Aquí tienes que trabajar con facturas, contratos y expedientes que la gente necesita en su día.
Si trabajas en archivos históricos, es como ver el pasado. Tu tarea principal será la preservación de archivos que guardan los recuerdos de una empresa, institución o toda la sociedad. Vas a estar con papeles viejos, mapas, fotos y otros objetos especiales. Tienes que asegurarte de mantenerlos para que personas puedan consultarlos o investigarlos.
El trabajo en un archivo histórico necesita atención al detalle y mucho cuidado. Te toca vigilar el clima del lugar, hacer trabajos sencillos para restaurar y pasar algunos archivos al formato digital, así más gente puede verlos sin tocar los documentos originales. Este trabajo une el manejo de archivos con el amor por la historia.
Estudios y formación para trabajar en archivos
Para ingresar a los estudios en archivos, tienes más de un camino. La formación universitaria es la opción más completa. Hay grados como Información y Documentación. Pero también hay ciclos formativos de grado medio y superior. Estos te preparan para trabajar como auxiliar o técnico. Son una buena idea si buscas empezar a trabajar pronto.
El plan de estudios de la formación universitaria lleva un número de créditos de la licenciatura. El contenido va desde la teoría archivística hasta saber usar la tecnología en el área. Si quieres presentarte a las oposiciones, los requisitos cambian según el grupo (A, B, C). Por lo general, piden que tengas bachillerato o grado universitario. Depende del puesto que quieras. Aquí tienes más sobre las opciones para el estudio.
Carreras universitarias y ciclos formativos
La ruta académica que elijas dependerá de tus objetivos profesionales. La formación universitaria, a través del Grado en Información y Documentación, te proporciona una base teórica y estratégica sólida, ideal si aspiras a puestos de archivero o director. El conjunto de asignaturas abarca desde la historia de las instituciones hasta la gestión de bases de datos.
Por otro lado, si prefieres una formación más práctica y orientada al empleo, los ciclos formativos de grado medio y los programas de educación media superior son una excelente alternativa. Estos programas se centran en las competencias técnicas necesarias para desempeñarte como auxiliar de archivo de manera eficiente desde el primer día.
Aquí tienes una comparativa para ayudarte a decidir:
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Tipo de Formación |
Enfoque |
Salidas Profesionales |
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Formación Universitaria (Grado) |
Teórico, estratégico y de investigación. |
Archivero, documentalista, director de proyectos. |
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Ciclos Formativos (Grado Medio/Superior) |
Práctico, técnico y operativo. |
Auxiliar de archivo, técnico de archivo. |
Cursos específicos y certificaciones profesionales
Además de la formación reglada, las certificaciones profesionales y los cursos específicos son una buena forma de especializarte y mejorar tu currículum. Estos programas te dan la opción de aprender habilidades claras en áreas donde hay mucha demanda. Hay cursos sobre digitalización, gestión de documentos electrónicos o cómo cuidar fondos fotográficos.
La formación continua es importante porque este sector cambia mucho y de forma rápida debido a la tecnología. Hacer estos cursos muestra que tú tienes un gran compromiso con la profesión. Esto ayuda en tu proceso de aprendizaje y aumenta tus posibilidades a la hora de buscar trabajo. El colegio de ciencias es una opción, ya que tiene programas de especialización muy bien valorados.
Algunos cursos que puedes mirar son:
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Gestión de archivos electrónicos.
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Digitalización y tratamiento de imágenes.
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Normativa de protección de datos aplicada a archivos.
Formación continua y especializaciones recomendadas
El mundo de los archivos no es algo que se quede igual todo el tiempo. Por eso, la formación continua es algo que se debe buscar, no solo una posibilidad. Es muy importante estar al día con nuevas tecnologías, reglas y formas de trabajo. Esto te ayuda no solo a cuidar tu trabajo, sino también te permite buscar puestos más altos y con más responsabilidades. Las especializaciones también te pueden ayudar a entrar en áreas nuevas y muy interesantes.
Por ejemplo, puedes elegir especializarte en cosas como la preservación digital, la gestión de archivos que son audiovisuales, o la valoración documental en sectores como el sanitario o el judicial. Cada especialización te da un perfil único que muchas empresas buscan. Esto es como poner dinero directo en tu futuro de trabajo.
En lugares como la escuela nacional preparatoria, suelen poner en sus programas la importancia de seguir aprendiendo, y el reglamento general de exámenes puede cambiar de vez en cuando para que estemos al día con lo que se necesita saber. Ir aprendiendo cosas nuevas y estar al día es clave para el trabajo de un profesional en el área de la información.
Funciones principales de un auxiliar de archivo
Las funciones de un auxiliar de archivo son muy importantes para la gestión documental diaria. Esta persona se encarga de hacer las tareas que mantienen todo en orden y ayudan a que la información esté siempre disponible. El auxiliar trabaja siempre con la guía de un técnico o archivero.
Su trabajo es necesario para que los sistemas de archivo anden bien. El auxiliar hace cosas como recibir y anotar nuevos papeles y también escuchar lo que piden los usuarios. Este puesto es quien hace primero todas las tareas en el archivo. Ahora te contamos más de cerca cuáles son esas tareas tan clave.
Organización, clasificación y conservación de documentos
La tarea que más se nota de un auxiliar es tener los documentos en orden. Esto bebe de recibir los papeles, ponerlos en una lista y guardar cada uno en su sitio. Si el archivo se organiza bien, encontrar lo que se busca es algo rápido y simple.
Para lograr eso, se usan sistemas de clasificación que ya están definidos. El auxiliar tiene que conocer y seguir esas reglas para que todo esté bien y tenga sentido dentro del archivo. El auxiliar también ayuda en la valoración de documentos. En este trabajo, sigue las indicaciones del archivero para decidir qué papeles deben quedarse todo el tiempo y cuáles se pueden sacar.
Cuidar los documentos es otra tarea clave. Esto quiere decir:
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Poner los documentos en cajas, carpetas o donde tienen que estar.
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Revisar que el lugar donde se guardan tenga buenas condiciones de aire y de ambiente.
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Mirar si hay algún daño en los documentos para avisar a expertos que puedan arreglarlos.
Atención al usuario y gestión de consultas
Una parte clave en el trabajo en un archivo es la gestión de la información para todas las personas que la necesitan. La atención al usuario es una función muy importante del auxiliar. El auxiliar sirve de conexión entre los fondos documentales y las personas que los quieren consultar, sean compañeros de la misma organización o investigadores que vienen de fuera.
La gestión de consultas quiere decir buscar y dar los documentos que otros piden. También hay que responder a dudas sencillas sobre el contenido y cómo está organizado el archivo. Para hacer esto bien, se necesita tener buenas habilidades de comunicación y estar bien organizado para poder tratar varias peticiones al mismo tiempo.
Aunque las decisiones principales no las toma el auxiliar, su papel en la toma de decisiones diarias es importante. Por ejemplo, tiene que elegir qué tareas irán primero y usar bien su tiempo. Por otra parte, es común que forme parte de equipos de trabajo y colabore codo a codo con otros auxiliares y técnicos para llegar a los objetivos del servicio.
Uso de tecnologías en la gestión documental
Hoy en día, la gestión documental va de la mano con la tecnología. La forma en que trabajamos en los archivos ha cambiado mucho por el uso de tecnologías aplicadas. El auxiliar debe tener habilidades digitales y saber usar las herramientas que se usan cada día. Algunas de ellas son el manejo de bases de datos y el software especial que hay para esto.
Una tarea que se hace mucho ahora es la digitalización de documentos. Con este proceso, el acceso a la información se hace más fácil y ayuda a que los documentos originales no se dañen por el uso. El auxiliar maneja los escáneres, revisa si la imagen es buena y se ocupa de poner nombre y ordenar los archivos digitales.
Los auxiliares también usan mucho los sistemas de información en el archivo. Ellos agregan información nueva en la base de datos, actualizan los datos que ya existen y usan el sistema para buscar o encontrar documentos. Aunque ellos no toman parte en el diseño de políticas, su trabajo y sus opiniones ayudan mucho para que estas herramientas sean mejores.
Preguntas frecuentes (FAQ)
Las preguntas frecuentes sobre trabajar en archivos por lo general hablan de temas como la gestión documental y la administración de archivos. Muchas personas quieren saber cuál es el perfil de egreso y qué formación universitaria se necesita para entrar en el mercado laboral. También hay interés en la digitalización de documentos y en cómo es la preservación de archivos. Además, se pregunta sobre las técnicas propias de la administración y sobre qué sistemas de clasificación se usan en el manejo de documentos de archivo, tanto en organizaciones públicas como privadas.
¿Dónde encontrar ofertas de empleo para trabajar en archivos en España?
Puedes ver ofertas en páginas de empleo generales y en algunas que son solo de un área si buscas «auxiliar de archivo» o «archivero». Para la administración pública, mira los boletines oficiales y las webs de los ayuntamientos, comunidades autónomas y ministerios. Ahí se publican los procesos selectivos. El mercado laboral en la gestión de la información está activo.
¿Qué habilidades personales y profesionales son importantes en este sector?
El perfil de egreso ideal es ser una persona que sepa organizarse muy bien. También debe ser alguien metódico y poner atención en cada detalle. Es importante tener habilidades para trabajar en equipos de trabajo. Debe saber cómo comunicarse y tener una actitud proactiva. Hay que conocer a fondo los sistemas de archivo y la gestión documental.
¿Qué diferencia hay entre trabajar en una biblioteca y en un archivo?
La diferencia principal está en el tipo de archivos con el que trabajan. Un auxiliar de biblioteca se encarga de materiales publicados como libros y revistas. En cambio, el profesional de archivo trabaja con documentos únicos y originales, como cartas o expedientes. La preservación de archivos es muy importante porque estos documentos suelen ser únicos y no se pueden reemplazar.
Conclusión
Trabajar en archivos es una profesión que lleva organización, tecnología y servicio. A lo largo de esta guía, vimos que el manejo de archivos tiene muchos caminos. Puedes empezar en puestos de auxiliar o llegar a cargos donde se pide más especialización. Si formas un buen perfil de egreso y tienes las habilidades necesarias, vas a poder entrar en un sector donde cada día, tu toma de decisiones ayuda a cuidar la memoria y hace que otros accedan fácil a la información. Anímate y conoce este mundo que es tan interesante.