Descripción del puesto de trabajo de U Ocupacion

Key Highlights

• Una descripción de puesto de trabajo es un documento importante en recursos humanos. En este, se explica lo que debe hacer una persona y lo que espera la empresa de ese rol.

• Ayuda a traer el talento adecuado y hace que el proceso de selección sea mejor ya que filtra personas que no corresponden al puesto.

• Desde el inicio, se dicen las cosas claras. Esto baja la rotación de personal.

• También dice cuáles son las competencias necesarias y las condiciones de trabajo. Así, hay más transparencia.

• Hace que la empresa pueda ver cómo va el desempeño de cada uno y ayuda a planear el desarrollo profesional de la gente.

• Si tienes una buena descripción de puesto de trabajo, la empresa tendrá más éxito al contratar.

Introducción

¿Alguna vez publicaste una oferta de trabajo y recibiste muchas solicitudes que no tenían lo que buscabas? Si te pasó esto, lo más seguro es que debas mejorar la descripción de un puesto. Este documento es muy útil para el departamento de recursos humanos, porque hace más fácil encontrar al candidato ideal y dice con claridad lo que se espera en cada puesto de trabajo en tu empresa. A continuación, vamos a ver cómo hacer una descripción de un puesto que de verdad ayude.

¿Qué es una descripción de puesto de trabajo?

Una descripción de puesto es un documento que la empresa usa para explicar las tareas, responsabilidades y habilidades necesarias que una persona debe tener en un puesto de trabajo. Este documento es como una guía que dice lo que se espera de quien va a tomar ese lugar en la empresa.

Es muy importante tener una descripción clara del puesto de trabajo. Esto te ayuda a saber cuál perfil profesional necesitas. También sirve como base para crear una oferta de empleo que sea clara y que se vea bien, haciendo más fácil todo el proceso de selección.

Definición y función en la empresa

En palabras simples, una descripción de puesto de trabajo es un papel donde se escriben las tareas, las responsabilidades y los objetivos de cada trabajo en la empresa. Su tarea principal es ser una guía para el empleado y para la empresa. Esto ayuda a que todos sepan para qué es el puesto y cómo este ayuda a lograr los objetivos más grandes.

Este papel no solo tiene una lista de las tareas diarias. También muestra el área donde el empleado debe trabajar. Da información precisa sobre a quién tiene que reportar, con qué equipos debe trabajar y qué se espera de él. El objetivo es que las expectativas se ajusten a las necesidades de la empresa y que todos entiendan bien lo que se busca con el puesto de trabajo.

Por usar esta herramienta, los equipos de recursos humanos pueden tomar mejores decisiones sobre cómo organizar la empresa, cómo repartir los trabajos y cómo planear la carrera de cada persona. Es una parte muy importante para hacer que la gestión de talento sea clara y funcione bien.

Diferencias entre ocupación, puesto y perfil profesional

Es fácil que la gente confunda los términos que se usan para hablar de la descripción de puesto, pero hay que saber bien qué significa cada uno y cómo se usa. Aunque todos están ligados, cada uno cumple una función diferente al gestionar el talento en la empresa.

La ocupación es el grupo de trabajos que tienen tareas parecidas. El puesto de trabajo es el papel exacto que una persona tiene dentro de un lugar. El perfil profesional es lo que dice qué cualidades, habilidades y experiencia necesita el candidato ideal para ocupar ese puesto.

Para ayudar a entender, te dejamos las diferencias más importantes:

• Análisis de puesto: Es el examen que se hace antes, muy completo, sobre lo que necesita el puesto de trabajo. Habla de su peso en la empresa y las capacidades que requiere. De este análisis sale la descripción del puesto.

• Descripción de puesto: Es el papel interno donde queda claro cuál es el rol del puesto de trabajo, lo que debe hacer, sus deberes y su posición en la empresa.

• Oferta de empleo: Es el mensaje externo que se publica para llamar la atención de los candidatos. Este aviso busca convencer al candidato ideal para que se postule y se escribe con base en la descripción del puesto de trabajo.

Importancia en el mercado laboral español

En España, el mercado laboral es muy disputado. Por eso, tener una descripción de puesto de trabajo clara y detallada es clave. Para las empresas, esto ayuda a atraer candidatos que de verdad cumplen lo que buscan y necesitan. Así, la empresa puede ahorrar tiempo y dinero en los procesos de selección.

Para los candidatos, una buena descripción de puesto de trabajo da transparencia y seguridad. Desde el primer momento, las personas pueden saber qué tareas van a tener, qué espera la empresa de ellos y cómo serán las condiciones de trabajo. Por ejemplo, pueden conocer el salario, el horario de trabajo y si el puesto es presencial o remoto. Esto ayuda a que no haya malos entendidos ni problemas en el futuro.

Al final, en España, un documento bien hecho por recursos humanos mejora la contratación. Además, la empresa queda con una mejor imagen ante los candidatos. Se nota que hay profesionalidad y respeto por el tiempo de quien quiere un empleo, y esto es muy importante para las personas que buscan trabajo ahora.

Beneficios de una adecuada descripción del puesto de trabajo

Dedicar tiempo a escribir una buena descripción de puestos de trabajo tiene muchos beneficios. Una descripción clara atrae al talento adecuado. También ayuda a tener un mejor desempeño en el trabajo y a que las personas quieran quedarse más tiempo en la empresa.

Si el empleado sabe bien lo que tiene que hacer, su trabajo será más positivo para todos. Ahora veremos cómo una buena descripción de puesto ayuda a recursos humanos y también mejora a los equipos de trabajo.

Ventajas para la gestión de recursos humanos

Para el área de recursos humanos, una buena descripción de puesto de trabajo es una herramienta muy útil. Ayuda a hacer más simple y mejor muchas funciones importantes. Hace que la administración del talento esté más en línea con lo que la empresa quiere lograr.

El proceso empieza con un análisis de puesto. Este análisis sirve para saber bien qué competencias necesarias se necesitan en cada rol. Al tener claridad sobre esto, el equipo de recursos humanos logra muchos beneficios.

Estos son algunos de los beneficios más importantes:

• Optimiza la selección: Es más fácil revisar currículums y preparar entrevistas.

• Mejora la evaluación del desempeño: Da criterios claros para ver cómo le va a cada persona.

• Facilita la planificación: Permite crear planes de carrera y formación para los empleados.

• Aclara la estructura organizativa: Ayuda a definir bien las tareas y evita que se repitan funciones sin necesidad.

Impacto en el proceso de selección y desempeño laboral

El impacto de una buena descripción de puesto en el proceso de selección es claro y rápido. Cuando se publica una oferta con un documento organizado y fácil de entender, las personas que postulan están mucho más cerca de lo que se busca. Esto hace que pases menos tiempo revisando perfiles que no van con lo que necesitas.

Al estar en la etapa de entrevistas, tanto quien hace la entrevista como quien postula saben desde el principio de qué se trata el puesto. Así, ellos pueden hablar sobre las competencias y experiencias clave. De esta forma, la selección de personal es mucho mejor.

Después de que la persona entra en la empresa, la descripción de puesto ayuda todos los días y en la evaluación de desempeño en el futuro. Como todo lo que debe hacer y lo que se espera está bien escrito, la evaluación es más justa, simple y clara. Esto ayuda a ver si la persona cumple con las metas puestas desde el inicio.

Rol en el desarrollo profesional y retención de talento

Un descripción del puesto clara ayuda no solo a encontrar a los mejores para trabajar, también hace que estén contentos y quieran quedarse mucho tiempo en la empresa. Desde el primer día, da a la gente un camino claro sobre cómo puede crecer en su carrera.

Si una persona sabe bien qué competencias necesarias tiene que aprender para avanzar, va a estar más motivada y va a querer dar más en su trabajo. Por medio de la descripción del puesto, la empresa y el empleado pueden ver mejor qué habilidades faltan y qué planes de formación tienen que mejorar. Al final, ambos ganan.

Con esto, se logra que todos en la empresa vean que puede haber crecimiento real y la empresa pueda crear el talento que necesita. Así, baja la cantidad de personas que quieren irse, porque no solo es por el salario, sino también porque hay futuro y propósito claro para todos en su lugar de trabajo.

Elementos clave que debe incluir una descripción de ocupación

Para que una descripción de puesto sea clara y útil, debe tener algunos puntos importantes. No basta con decir solo las tareas que hacen las personas. Hay que dar información precisa y bien organizada que ayude a entender el rol y lo que se espera en el trabajo.

La descripción debe incluir el nombre del puesto y las competencias necesarias. Estas partes son clave porque ayudan al empleado a saber para qué es el trabajo. Así, el rol queda alineado con la estructura de la empresa. Ahora te mostraremos los puntos básicos para que tu descripción de puesto tenga toda la información que necesita y ayude mucho tanto a la empresa como a los empleados.

Identificación del puesto y departamento

El primer paso para una buena descripción es la identificación del puesto. Esto incluye un título del puesto claro y reconocible en el mercado, así como el departamento al que pertenece. Un buen título ayuda a que los candidatos adecuados encuentren tu oferta de trabajo más fácilmente.

Además, es fundamental indicar la ubicación en la estructura organizativa. ¿A quién reporta la persona? ¿Tendrá gente a su cargo? Esta información proporciona un contexto esencial sobre el nivel de responsabilidad y las relaciones jerárquicas del puesto.

Finalmente, especificar otros datos logísticos como la ubicación física o la modalidad de trabajo (presencial, híbrido, remoto) es crucial. Aquí tienes un ejemplo de cómo organizar esta información inicial:

Apartado	Ejemplo de Información
Título del Puesto	Auxiliar Administrativo/a
Departamento	Administración y Finanzas
Reporta a	Responsable de Administración
Ubicación	Madrid, modalidad híbrida

Principales funciones y responsabilidades

Este es el centro de la descripción del puesto. Aquí se tiene que decir de forma clara y sencilla qué hace el trabajador y cuáles son sus responsabilidades. No es bueno poner una lista larga de tareas. Mejor agrupa todas en temas, así todo se entiende con menos esfuerzo.

Es bueno mostrar no solo el «qué» del trabajo (los tipos de tareas que se hacen), sino también el «para qué». Une cada responsabilidad del puesto con los objetivos de la organización. Así, quien quiera el puesto puede ver bien cómo su trabajo tiene impacto en el equipo y en la empresa. Pon primero las funciones principales y más importantes.

Por ejemplo, para un puesto administrativo, las responsabilidades se pueden poner así:

• Gestión de facturación: Hacer y controlar todas las facturas para los clientes y los proveedores.

• Soporte administrativo: Organizar el archivo, manejar el correo y atender las llamadas.

• Coordinación de agenda: Planificar todas las reuniones y llevar la agenda de dirección.

• Elaboración de informes: Hacer los informes básicos de gastos y ver el pago de cuentas.

Este enfoque ayuda a dar una descripción del puesto clara y sencilla, uniendo bien las responsabilidades del puesto con los objetivos de la organización, para que quede claro cuál es el tipo de tareas a realizar en cada área.

Requisitos, formación y competencias necesarias

En esta parte tienes que escribir los requisitos del puesto que son importantes para hacer el trabajo bien. Es muy bueno decir qué cosas son obligatorias y cuáles solo serían buenas de tener. Así puedes buscar más candidatos sin perder calidad.

Tienes que poner la formación académica mínima, como si debes tener título universitario o de formación profesional. También tienes que decir la experiencia profesional necesaria. Sé claro con los años de experiencia que pides y de dónde debe venir esa experiencia, con los roles y sectores en los que debe haber trabajado.

Para terminar, debes nombrar las competencias necesarias. Debe haber habilidades técnicas, como saber usar cierto software y conocer idiomas. También necesitas habilidades blandas, como comunicación, trabajo en equipo y saber cómo resolver problemas. Decir bien estas habilidades te ayuda a encontrar a alguien que pueda hacer el trabajo y además encaje con la cultura de la empresa.

Pasos para redactar una descripción de puesto efectiva

Redactar una descripción de puesto clara puede parecer difícil al principio. Pero si sigues unos pasos simples, el trabajo será mucho más fácil. No tienes que empezar a escribir de forma improvisada. Es mejor contar con un método que te asegure un resultado bueno y exacto.

Desde el primer análisis hasta el repaso del texto, cada parte del proceso importa. Te daremos la estructura recomendada y te explicamos los pasos que debes seguir. Así podrás crear descripciones de puesto que llamen la atención de las personas que buscas para tu equipo.

Recopilación de información y análisis previo del puesto

Antes de escribir, lo primero que tienes que hacer es investigar. A esto se le llama análisis de puesto y es la base de todo el trabajo. Lo que busca es entender bien el rol, qué necesita y cómo encaja en la empresa.

Habla con los mánagers que están en ese departamento y, si puedes, con empleados que tienen puestos parecidos. Ellos te van a dar información adicional. Su experiencia te ayuda a ver tareas del día a día, desafíos y qué habilidades son importantes.

Para ayudar en esto, usa tu base de datos donde tienes descripciones de otros roles, o revisa puestos similares en otras empresas. Este proceso de búsqueda ayuda a crear una descripción que tenga datos reales y no ideas solo sueltas. Así no tienes errores y te aseguras de que lo que escribes esté en línea con lo que quiere el negocio.

Estructura recomendada para la redacción

Cuando ya tienes toda la información, toca ordenarla en una forma clara y lógica. Esto ayuda a leer mejor y a que los candidatos encuentren lo que buscan rápido.

Empieza con los datos básicos sobre el puesto. Luego, sigue con los detalles sobre el rol. Una descripción clara va de lo general a lo específico. Primero, habla del propósito del puesto y después cuenta las tareas y requisitos.

Puedes seguir esta estructura recomendada:

• Identificación del puesto: Incluye título, el departamento, lugar de trabajo y a la persona a la que reporta.

• Propósito del puesto: Una explicación breve sobre por qué está el rol y el impacto que tiene.

• Responsabilidades principales: Un listado de las funciones agrupadas por tema.

• Requisitos y competencias: Pon la formación, experiencia y los conocimientos que se deben y se pueden tener.

• Condiciones de trabajo: Aquí van el salario, el horario, los beneficios y el tipo de modalidad de trabajo.

Errores comunes a evitar durante el proceso

Al escribir descripciones de puestos de trabajo, hay algunos errores que muchas personas suelen cometer y esto puede afectar el proceso de selección. Saber cuáles son estos errores ayuda mucho a evitarlos y a crear un texto más efectivo.

Uno de los problemas más comunes es usar palabras que son muy generales o poner jerga interna que la gente de fuera no va a entender. Lo mejor es dar información precisa y usar un lenguaje claro que todos puedan entender. También es muy importante usar lenguaje inclusivo en las descripciones de puestos, así nadie queda fuera.

Para que tus descripciones de puestos de trabajo sean más efectivas, trata de no cometer estos errores:

• Listas de requisitos interminables: Separa lo que de verdad necesitas y lo que solo sería bueno tener, así no espantas a personas que pueden ser buenas para tu empresa.

• Descripciones poco realistas: Fíjate bien en que lo que pides sobre tareas y responsabilidades se pueda hacer de verdad.

• Olvidar la cultura y los beneficios: Habla de lo que tiene de bueno tu empresa y sus valores para atraer a personas que vean que encajan con tu equipo.

Ejemplo práctico de descripción de puesto de trabajo en España

La teoría es buena y puede ayudar, pero ver un caso concreto hace que todo se entienda mejor. Para que veas de forma clara cómo se usan todos los consejos antes mencionados, te vamos a mostrar una descripción de trabajo para un puesto de trabajo común en España: Auxiliar Administrativo/a.

Este ejemplo será como una guía para ti. Te apoyará a saber cómo ordenar cada parte y que la descripción de trabajo se vea completa, fácil de entender y llamativa. Notarás cómo cada sección del texto tiene un objetivo importante para explicar bien lo que es el rol.

Caso: Auxiliar administrativo

Supongamos que tenemos que buscar a un o una auxiliar administrativo. La idea es hacer una descripción interna que luego usemos para crear la oferta de empleo y que también sirva para la gestión cuando la persona ya esté en el puesto.

Las tareas principales de este trabajo son la gestión de facturas, ayudar en temas de contabilidad básica, organizar la agenda del equipo y atender llamadas de teléfono. Buscamos a una persona que sea organizada, que tenga ganas de hacer y ayude, y que sepa comunicarse bien.

Los requisitos del puesto son tener estudios en Administración y Finanzas, al menos un año de experiencia en algo parecido y saber usar bien programas de oficina, sobre todo Excel. Con esto, podemos ya empezar a preparar la descripción completa para la oferta de empleo.

Explicación de cada apartado clave

Ahora, vamos a desglosar el ejemplo del auxiliar administrativo explicando la finalidad de cada apartado clave. Cada sección de las descripciones de puestos de trabajo está diseñada para aportar información específica y valiosa.

Entender el propósito de cada parte te ayudará a redactar documentos más estratégicos. Por ejemplo, el propósito del puesto define la misión del rol, mientras que las responsabilidades establecen los criterios de desempeño claros.

Aquí tienes una tabla que explica cada apartado con el ejemplo:

Apartado Clave	Explicación y Ejemplo (Auxiliar Administrativo)
Propósito del Puesto	Define el objetivo principal. Ej: «Garantizar el correcto funcionamiento administrativo de la oficina, dando soporte en tareas de facturación y organización».
Responsabilidades	Detalla las tareas. Ej: «Gestión de facturas, atención telefónica, archivo de documentos».
Requisitos	Especifica la formación y experiencia profesional. Ej: «FP en Administración, 1 año de experiencia, nivel alto de Excel».
Condiciones	Aclara aspectos como salario o jornada. Ej: «Jornada completa, horario flexible, salario según convenio».

Conclusión

En resumen, una buena descripción del puesto es más que algo administrativo. Es una herramienta clave para los equipos de recursos humanos y hace que el proceso de contratación sea más sencillo y más exitoso. Así pueden atraer talento adecuado y dejar claro qué se espera del nuevo empleado desde el principio. Si tomas tiempo para definir bien cada rol, te ayudará a evitar problemas en el futuro y hará que la estructura de tu organización sea más fuerte.

Frequently Asked Questions

¿Qué información se debe priorizar en la descripción de una ocupación?

En una descripción de puesto de trabajo, tienes que mostrar primero las responsabilidades más importantes. Es bueno decir también qué competencias necesarias se buscan, tanto técnicas como blandas. Debes incluir las condiciones de trabajo, como el salario y el horario. Dar esta información precisa desde el inicio ayudará a atraer a los candidatos más adecuados.

¿Cómo ayuda la descripción del puesto en la atracción de talento?

Una descripción de puesto clara y llamativa ayuda a encontrar al candidato ideal que encaja con lo que la empresa busca y cómo es la gente que trabaja ahí. Cuando se explica bien el trabajo y lo que ofrece, la oferta de trabajo resalta entre las demás en el mercado y atrae a personas que de verdad les interesa el puesto.

¿Se debe actualizar la descripción de puesto y con qué frecuencia?

Sí, es muy importante. La descripción de puesto tiene que ser revisada y actualizada al menos una vez por año. Esto debe hacerse también si cambian las necesidades de la empresa. El análisis de puesto con los empleados actuales ayuda a que el documento siga siendo útil y correcto.