Descripción del puesto de trabajo de Sistema Hay

Key Highlights

• El sistema Hay es una forma de analizar que ayuda a hacer la valoración de puestos de manera clara y justa.

• Usa para la evaluación de puestos algunos factores importantes como los conocimientos, la solución de problemas y la responsabilidad.

• Es necesario tener una buena descripción del puesto de trabajo antes de aplicar este sistema de valoración.

• El sistema ayuda a los recursos humanos a hacer una gestión de recursos humanos mejor y crear sueldos que sean justos para todos.

• Este proceso de evaluación de puestos puede usarse en todo tipo de empresa y negocio.

• Hay herramientas digitales que hacen más fácil usar el sistema Hay, para que la valoración y evaluación sea más rápida.

Introducción

¿Alguna vez has pensado en cómo las empresas deciden cuánto vale cada puesto? La valoración de puestos de trabajo es un proceso muy importante para todas las organizaciones. Esto ayuda a que haya una estructura salarial justa y también bien organizada. Para comenzar la valoración de puestos, primero se necesita tener una descripción de puestos muy clara y completa. En ese momento, entran los métodos como el sistema Hay. Este sistema es uno de los más conocidos para que las empresas puedan analizar y clasificar todos los puestos de trabajo de manera ordenada y justa.

Fundamentos del sistema Hay en la descripción de puestos

El sistema Hay es una manera numérica para valorar puestos. Usa un sistema de puntos para medir el valor de cada puesto dentro de una estructura organizativa. Este sistema de puntos se basa en un análisis de puestos claro y objetivo. Así, cada puesto se divide en factores universales. Esto ayuda a comparar los puestos de forma justa.

Este método sirve para que el área de recursos humanos haga una evaluación de cargos igual para todos. Ellos evitan que haya sesgos en la valoración de puestos. También logran que lo que recibe cada persona esté en línea con sus responsabilidades y lo que pide cada rol. Ahora, veremos de dónde viene este sistema y los principios en los que se basa.

Origen y evolución del sistema Hay

El sistema de valoración de puestos fue creado en los años 40 por Edward N. Hay y su consultora, Hay Group. Al principio, las empresas buscaban métodos para la evaluación de cargos que fueran más detallados. Los enfoques anteriores eran simples, pero estos no lograban mostrar toda la dificultad en los trabajos de gerentes y técnicos que empezaban a surgir.

Con los años, el sistema Hay fue cambiando y mejorando mucho. Ahora, es conocido como uno de los métodos más usados en todo el mundo para valorar puestos. Es diferente porque usa una estructura basada en factores, lo que le ayuda a comparar varios roles, aunque no sean iguales, de una forma clara.

Por su capacidad de adaptarse y ser fuerte, el sistema Hay pasó a estar presente en todo tipo de organizaciones y niveles. Hoy, sigue siendo muy importante para crear una estructura organizacional que tenga sentido y sea justa. El sistema se acomoda al mercado laboral moderno y nuevas formas de trabajar.

Principios básicos que sustentan el sistema Hay

El método Hay dice que todo puesto de trabajo puede ser visto y medido usando una serie de factores de valoración. Estos factores muestran las cosas que el puesto pide a la persona, pero no muestran lo que la persona es. El objetivo de este método es ver el valor relativo de cada puesto en la organización.

En este método de puntos, se le pone una puntuación a cada factor. Al sumar los puntos, se puede ver qué puesto es más importante. Los principios del método buscan ser justos y mantenerse igual para todos. Hay tres factores principales que se revisan normalmente:

• Competencias (Know-How): Son todos los conocimientos y capacidades que la persona debe tener para hacer bien el puesto.

• Solución de problemas: Es lo complicado que debe ser el pensamiento para analizar, crear o resolver cualquier problema.

• Responsabilidad (Accountability): Es el efecto del puesto sobre los resultados en la organización y la libertad que tiene la persona para decidir.

Definir bien las responsabilidades y funciones del puesto be ser muy importante para que estos principios den un buen resultado y sean justos.

Importancia de una buena descripción de puesto antes de aplicar el sistema Hay

Antes de empezar cualquier valoración, hay que tener una descripción de puestos bien hecha. Este documento sirve de base para el análisis de puestos, ya que da la información clara que se necesita para hacer la evaluación de cada factor del sistema Hay. Si no hay una buena descripción, la evaluación puede no ser precisa y puede volverse subjetiva.

Una descripción de puestos buena muestra no solo las tareas, sino también las responsabilidades, las habilidades que se piden y las condiciones de trabajo. Esto ayuda mucho en la valoración y el análisis de puestos, pero además es muy útil en el proceso de reclutamiento y en la evaluación del desempeño.

Ventajas para la organización y los empleados

Implementar el sistema Hay usando descripciones de puesto claras trae ventajas para la empresa y para el equipo. Para la organización, el sistema ayuda a una mejor gestión de recursos humanos y pone orden en la estructura. ¿Te imaginas poder decir con datos por qué cada sueldo es diferente?

Esta forma de trabajar hace posible tener una estructura salarial justa. Así, hay menos personas que se van de la empresa y el ambiente en el trabajo es mejor. También, los puestos llegan a los objetivos de la empresa y se logra que cada uno dé lo mejor de sí. Para los empleados, saber cómo se mide el trabajo da más confianza y les motiva a seguir creciendo.

Entre las ventajas más importantes están:

• Equidad interna: Asegura que los puestos con el mismo valor tengan una paga parecida.

• Competitividad externa: Te deja comparar salarios con los del mercado y así puedes atraer y mantener talento en la empresa.

• Desarrollo de competencias: Muestra qué habilidades necesitas para el rol y ayuda a hacer planes de carrera.

• Base para la toma de decisiones: Da datos claros para decidir sobre promociones y cambios en la empresa.

Errores habituales al elaborar descripciones de puestos

Crear una descripción de puestos puede parecer simple, pero hay errores que pueden afectar el proceso de valoración y evaluación. Uno de los problemas más comunes es cuando el documento es muy general o, por el contrario, tiene muchos detalles que no son importantes para el puesto. Lo más importante es enfocarse en el propósito y las responsabilidades principales que tiene el puesto en la empresa.

Otro error que pasa mucho es escribir sobre la persona que hoy ocupa el puesto y no sobre el puesto en sí. La descripción tiene que ser objetiva y hablar sobre lo que el rol necesita, no sobre características de una persona en específico. Esto hace que la evaluación sea clara y funcione para todos en el futuro.

Si quieres evitar estos problemas y lograr una valoración correcta del puesto y su evaluación, trata de no caer en estos errores:

• Información incompleta u obsoleta: Hay que actualizar la información cuando cambian las responsabilidades o tareas del puesto.

• Lenguaje ambiguo: Evita palabras que muchos pueden entender de formas distintas.

• Falta de consenso: Deberían participar tanto el titular del puesto como el supervisor en este proceso.

• Omitir el contexto: Es importante contar cómo el puesto se conecta con otros y qué relación tiene con los objetivos de la empresa.

Principales etapas para describir un puesto con el sistema Hay

Describir un puesto de trabajo para su valoración con el sistema Hay es un proceso que lleva un orden claro. No basta con poner una lista de tareas, ya que este trabajo pide usar técnicas de análisis que ayuden a ver bien de qué trata el puesto. Así se logra que la información sobre los puestos sea completa, clara y muy útil cuando llega el momento de la valoración de puestos de trabajo.

Este proceso pide que la gestión de la información siga unos pasos, que van desde mirar y buscar datos, hasta escribir el documento final. A continuación, vamos a contarte dos pasos clave de este sistema, para que los puedas usar en la organización y así mejorar la valoración de puestos.

Análisis del puesto y recopilación de información clave

El primer paso en el análisis de puestos es estudiar el puesto con cuidado porque eso ayuda a recoger la información de manera correcta. El objetivo principal es saber bien de qué trata el rol. ¿Qué hace la persona que tiene ese puesto? ¿Qué efecto tiene el trabajo de la persona en la organización y la empresa? Para llegar a estas respuestas, se pueden usar varios métodos, como charlas con la persona que ocupa el puesto y su jefe, llenar cuestionarios que ya están hechos o mirar directamente cómo trabaja la persona.

Toda la información que se recoge debe ser completa y tener el enfoque en los temas que más tarde se verá en el sistema Hay. No solo se debe buscar una simple lista de tareas, sino ir más lejos y averiguar para qué existe el puesto y cómo ayuda al equipo y a la empresa.

Es muy importante dejar anotados estos puntos clave:

• Misión del puesto: Un resumen corto sobre el motivo del rol.

• Responsabilidades principales: Son las áreas donde la persona de ese puesto puede producir resultados.

• Dimensiones cuantitativas: Datos como monto que se maneja en el presupuesto o cuántas personas tiene bajo su cargo.

• Relaciones clave: Son las conexiones importantes que la persona tiene dentro y fuera de la organización.

Redacción de funciones, responsabilidades y requisitos

Después de juntar toda la información, es hora de escribir el documento. La claridad y la precisión son muy importantes. Usa un lenguaje simple y directo. No uses mucha jerga, ya que esto puede causar confusión. La estructura del documento debe ser sencilla y lógica para que todos la puedan seguir.

Empieza con los datos para identificar el puesto, como el título, el departamento y la persona a la que debe reportar. Después de esto, escribe las secciones principales. Es necesario diferenciar bien las funciones, que son las acciones que se hacen, de las responsabilidades, que son los resultados que se esperan. Piensa en qué hace el puesto y para qué se hace cada cosa.

La descripción del puesto debe tener, como mínimo, estas partes:

• Resumen del puesto: Explica para qué es el puesto en una o dos frases.

• Funciones y responsabilidades: Muestra cuáles son las tareas principales y los resultados que se deben dar.

• Requisitos del puesto: Escribe qué formación, experiencia y habilidades necesita la persona.

• Condiciones de trabajo: Indica cosas importantes del entorno, como si hay viajes o posibles riesgos.

Factores de valoración utilizados por el sistema Hay

El sistema Hay destaca entre otros métodos de valoración de puestos por su enfoque en tres factores universales, aunque a veces se incluye un cuarto. La definición de factores es clara y permite analizar cualquier puesto, desde un operario hasta un director general. El sistema de puntos asigna un valor a cada factor según su intensidad en el cargo.

Esta estructura permite una evaluación objetiva y comparable. A continuación, se presenta una tabla con los factores de valoración principales y su descripción.

Factor Principal	Descripción
Competencias (Know-How)	Suma de conocimientos, habilidades y experiencia requeridos.
Solución de Problemas	Nivel de pensamiento analítico y creativo necesario en el puesto.
Responsabilidad (Accountability)	Impacto del puesto en los resultados y autonomía en la toma de decisiones.
Condiciones de Trabajo	Entorno físico y los riesgos que pueden afectar al empleado.

Conocimientos técnicos y experiencia necesarios

El primer factor, llamado «Competencias» o «Know-How», es la base para un buen desempeño en cualquier puesto. No se trata solo de tener un título. Va mucho más allá de eso. Incluye tanto los conocimientos prácticos como las habilidades que se usan, las técnicas de cada trabajo y también lo que se sabe sobre el trato con otras personas. Saber comunicarte o liderar a un grupo de trabajo, también es parte de este factor.

En las valoraciones de puestos, este factor se divide en tres partes. La primera es cuánto sabes sobre algún tema técnico o especializado. La segunda es cuántas habilidades de gestión y administración tienes para unir varias funciones. La tercera es qué tan bien te llevas con las personas, ya sea dentro o fuera de la empresa.

Si hay un puesto donde se pide saber mucho de un tema y también puedes dirigir a un equipo grande y manejar problemas difíciles, la puntuación para ese puesto será alta en este factor. Por esto, siempre es importante que la descripción de los puestos diga muy claro qué conocimientos y qué experiencia se necesita para ese trabajo.

Resolución de problemas y toma de decisiones

El factor de «solución de problemas» muestra cuán intenso es el proceso mental en un puesto de trabajo. En verdad, este factor mira cómo las personas usan sus conocimientos y competencias para ver, analizar y resolver los problemas que aparecen en el trabajo. Hay que notar que no todos los problemas se ven igual. Algunos se resuelven fácil y otros hacen que uno tenga que usar ideas nuevas y pensar fuera de lo normal.

Se valora como un porcentaje dentro del factor de «competencias», pues se cree que uno usa lo que ya sabe para pensar y dar soluciones. La valoración toma en cuenta dos cosas. Primero, el grado de libertad para pensar, que puede ir desde seguir reglas claras hasta crear ideas nuevas. Segundo, la dificultad de los problemas a los que se enfrenta la persona.

Si un puesto tiene mucha autonomía y enfrenta problemas difíciles, la puntuación de este factor será mayor. El impacto que estas decisiones tienen en los resultados de la empresa se toma como algo clave al medir este proceso.

Responsabilidad y autonomía

El factor de «Responsabilidad» o «Accountability» se fija en el resultado final. Busca medir qué tanto impacto tiene un puesto en los resultados de la empresa y cuánto nivel de responsabilidad recae en la persona para llegar a esos resultados. Este factor también ve si tienes la libertad de tomar decisiones grandes y actuar según tu criterio.

Se toma en cuenta en tres puntos: la autonomía o libertad para actuar, el tamaño del área donde tienes impacto (como el monto de un presupuesto o las ventas de una zona), y la clase de impacto que produces (si es directo, compartido o solo apoyo). Tener un nivel de responsabilidad alto quiere decir que la persona ayuda mucho a que la empresa logre sus metas.

Este factor es clave para separar unos puestos de otros en la estructura organizativa. Un puesto donde se tiene mucha autonomía y se hace un impacto directo y grande en el desempeño de la empresa obtiene una nota muy alta, lo que marca su valor estratégico.

Uso y ventajas prácticas del sistema Hay en recursos humanos

El sistema Hay es mucho más que una ayuda para fijar salarios. Su uso tiene un gran impacto en la gestión de recursos humanos. Cuando se aplica, da a las empresas un mapa claro sobre el valor de cada puesto. Esto ayuda a crear una estructura salarial justa y abierta, lo que es clave para la motivación y para que los empleados quieran quedarse.

Además, los datos de la valoración son una base fuerte para otros trabajos de recursos humanos, como la evaluación de desempeño, la planificación de carreras y el cuidado de las necesidades de formación. La empresa puede así saber cómo usar y crecer su capital humano según los objetivos que tiene.

Beneficios frente a otros métodos de valoración

¿Por qué es mejor usar el sistema Hay en la valoración de puestos? Los métodos de escalas o de jerarquización son más simples y usan reglas que no son siempre claras. Esos métodos son cualitativos, así que pueden ser subjetivos. Por otro lado, el sistema Hay es un método de puntos que usa reglas claras y mide con números. Esto hace que sea más objetivo y dé más confianza en el resultado.

El método de comparación de factores compara los puestos solo con otros puestos clave. El sistema Hay valora cada puesto solo y usa un mismo estándar siempre. Por eso, se puede usar en organizaciones grandes y en las que tienen muchas clases de puestos.

El sistema Hay tiene varios beneficios frente a otros métodos de valoración de puestos:

• Objetividad: Baja los sesgos porque usa factores ya establecidos y un sistema de puntos.

• Consistencia: Hace posible comparar distintos tipos de puestos, como uno en finanzas y uno en ingeniería, bajo los mismos criterios.

• Aceptación global: Es un sistema de valoración de puestos que se usa y se conoce en todo el mundo. Así, las empresas pueden comparar sus puestos con lo que pasa en el mercado.

• Flexibilidad: Aunque es un sistema claro, se puede ajustar para lo que necesita cada organización.

Aplicación en diferentes tipos de empresas en España

La flexibilidad que tiene el sistema Hay hace que se pueda usar en muchos tipos de empresa en España. No es solo para grandes multinacionales. Su forma de ordenar puede encajar en casi cualquier organización que quiere organizar sus puestos de trabajo y cómo se paga a la gente.

En España, es normal ver este sistema en trabajos donde es importante tener una estructura fuerte y trato igual. Ahora, en la situación actual, aplicar este sistema ayuda a las empresas a seguir reglas como el Real Decreto 902/2020 sobre igualdad en los sueldos. El sistema da una base clara para explicar diferencias en los pagos.

Este modo de clasificación de puestos se usa mucho en estos tipos de empresas:

• Grandes corporaciones: Tienen una organización con miles de puestos y necesitan usar un sistema claro para que todo funcione bien.

• Sector público: Para ellos ser justos y abiertos en la clasificación de puestos es muy importante.

• Empresas de consultoría y tecnología: Buscan dar valor al trabajo intelectual y la dificultad que tiene cada puesto.

Herramientas digitales y ejemplos prácticos para la descripción de puestos con el sistema Hay

La digitalización ha cambiado la forma de aplicar metodologías como el sistema Hay. Ahora, no tienes que usar hojas de cálculo o documentos manuales. Hay herramientas digitales que hacen el proceso más fácil. Puedes escribir la descripción del puesto y hacer la valoración de manera sencilla.

Estos sistemas dejan que se gestione la información en tiempo real. Todo se puede automatizar y sacar informes con solo pocos clics. La tecnología también ayuda a que el proceso sea más rápido. Así se bajan los errores y la información está siempre actualizada y lista para usar.

Plataformas y softwares recomendados

Hoy en día, hay muchas plataformas digitales y programas de gestión de recursos humanos que tienen módulos de valoración de puestos. Estas herramientas pueden ayudarte en cada paso del proceso, así no te olvidas de nada importante. Si necesitas una solución que se ajuste a lo que buscas, estas opciones pueden ser para ti.

Cuando vayas a elegir un software, debes pensar si te deja personalizar los factores de valoración y si se une con otros módulos de gestión de recursos humanos, como los de nómina o evaluación del desempeño. Poder hacer una evaluación en tiempo real es uno de los puntos fuertes que ofrecen estas plataformas.

Algunas de las opciones y funciones que se recomiendan son:

• Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS): Muchos ya tienen módulos para la gestión y valoración de puestos.

• Software especializado en compensación: Son plataformas hechas solo para gestionar salarios y hacer la valoración de puestos.

• Plantillas personalizables: Es bueno usar herramientas donde puedas crear y guardar tus propios modelos de descripción de puestos.

• Análisis y reportes: Permiten hacer informes y análisis sobre la equidad salarial y comparar información.

• Flujos de trabajo automatizados: Sirven para hacer más rápidos los pasos de aprobación y juntar información.

Contar con una buena herramienta de valoración de puestos es clave para el análisis y la gestión en recursos humanos. Así logras una evaluación justa y rápida en cualquier momento.

Casos reales de descripciones de puestos usando este método

Encontrar ejemplos reales de descripciones de puestos para el sistema Hay no es fácil. Esto pasa porque las empresas ven esta información como interna y privada. Pero hay maneras de tener una idea de la estructura y el proceso. Puedes mirar las ofertas de empleo que publican grandes empresas.

Las empresas grandes usan sistemas y métodos muy organizados para la valoración de los puestos. En el proceso de reclutamiento muestran descripciones claras que dicen bien cuáles son las responsabilidades, el impacto del puesto, y las competencias que buscan. Mira cómo explican la forma en que el puesto ayuda en la estructura organizativa.

Si quieres ideas y ejemplos que puedas usar, estas son algunas fuentes buenas:

• Portales de empleo: Mira los avisos de empresas multinacionales para ver cómo lo hacen.

• Informes de consultoras de RR. HH.: Muchas veces muestran casos prácticos o guías con ejemplos.

• Redes profesionales como LinkedIn: Revisa cómo las personas muestran sus responsabilidades y lo que han hecho.

• Recursos académicos: Hay universidades y escuelas de negocio que publican ejemplos sobre estructura organizativa.

Conclusión

En resumen, el sistema Hay be una forma fuerte y confiable para la valoración de puestos. Su forma de ser analítica y ordenada da objetividad y equidad a la gestión de recursos humanos. Esto ayuda a tener una estructura salarial justa y una organización clara. Recuerda que, para usarlo bien, se necesita una descripción de puestos que sea clara y tenga detalles. Si adoptas este sistema en tu empresa, no solo pones orden. También ayuda a que el equipo tenga más confianza y un mejor compromiso.

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Frequently Asked Questions

¿Qué diferencia al sistema Hay de otros métodos de valoración de puestos?

El sistema Hay es un método de puntos que usa números para medir el valor de cada puesto. Esto lo hace diferente de otros métodos como la jerarquización, que utilizan criterios menos exactos. Con este sistema, se comparan factores como las competencias y la responsabilidad de cada puesto. De esta forma, se puede tener una estructura de sueldos que sea más clara y fácil de justificar para todos.

¿Qué factores evalúa exactamente el sistema Hay al describir un puesto?

El sistema Hay mira sobre todo tres factores de valoración. Estos son las competencias, que hablan de los conocimientos y habilidades del puesto. También revisa la solución de problemas, que tiene que ver con cómo se piensa para resolver lo que sale día a día. Por último, considera la responsabilidad, que es sobre el impacto que tiene el trabajo y la autonomía con la que actúa cada persona. A veces, se suma un cuarto factor que ve las condiciones de trabajo cuando estas son adversas.

¿Dónde encontrar plantillas o modelos para la descripción de puestos con el sistema Hay?

Puedes ver modelos y plantillas para la descripción de puestos en sitios de gestión de recursos humanos. Estos sitios ofrecen herramientas que puedes adaptar a lo que tú necesitas. También puedes buscar en páginas web de consultoras en recursos humanos. Hay portales que comparten guías y ejemplos fáciles de usar para quienes trabajan en recursos humanos o que están a cargo de la gestión de puestos.