Descripción del puesto de trabajo de Oficina

Key Highlights

Aquí tienes un resumen de los puntos más importantes que hablaremos:

• Una buena descripción del puesto ayuda a atraer al candidato ideal y a que la selección sea más rápida.

• Es importante definir bien las funciones de oficina para que todos tengan claro qué se espera desde el inicio.

• La estructura debe tener título, responsabilidades, perfil y competencias.

• Antes de crear la descripción del puesto de trabajo, hay que hacer un buen análisis del mismo.

• Señala las habilidades necesarias, como la gestión del tiempo y saber usar herramientas digitales.

• Es importante personalizar la oferta según el rol para encontrar el talento adecuado.

Introducción

Cuando inicias un proceso de búsqueda de talento, hay muchos puntos que influyen en el éxito. Uno de los más importantes es la descripción del puesto de trabajo. Este documento es clave para el área de recursos humanos. Es el primer contacto con los posibles candidatos. Si está bien escrita, no solo atrae a las personas correctas, sino que también mejora el proceso de selección de personal. Además, muestra mucho sobre cómo es la cultura de tu empresa.

¿Qué es una descripción de puesto de trabajo de oficina?

Una descripción de puesto de trabajo de oficina es un documento que dice cuáles son las tareas, responsabilidades, y habilidades que una persona tiene que tener para este rol en la empresa. Este documento es muy importante para el área de recursos humanos. Allí se muestran las responsabilidades generales y las tareas exactas que el puesto tiene en los procesos administrativos.

Puedes pensar en este documento como la carta de presentación de la vacante. No solo da información, también muestra un poco de la cultura de la organización. Si quieres hacer una buena descripción para un oficinista, es importante ser claro al decir qué tiene que hacer cada día y qué capacidades buscas.

Objetivos de la descripción del puesto de oficina

El principal objetivo de una descripción del puesto es decir de manera clara lo que se espera de la persona que va a tomar la vacante. Cuando se ponen expectativas claras al comienzo, se filtra a quienes no se ajustan al perfil. Así, ahorras tiempo y recursos en la selección de personal. Esto hace que solo las personas más adecuadas sigan en el proceso.

Además, este documento es clave para comunicarse dentro de la empresa. Hace que los empleados entiendan muy bien las tareas de cada puesto. Así, los procesos administrativos son más ordenados y los equipos colaboran mejor. Una buena descripción del puesto es muy útil para saber cómo medir el rendimiento de cada uno en el futuro. Marca los puntos importantes que se van a analizar.

Al final, el objetivo es encontrar y atraer al candidato ideal. Una descripción que sea clara, precisa y honesta ayuda a informar del trabajo, pero también destaca los beneficios y la cultura de trabajo. Así, llamas la atención del mejor talento cuando buscas nuevo personal. Todo se basa en tener claridad, precisión y honestidad en la información.

Diferencias entre análisis y descripción de puesto de oficina

Muchas veces, la gente usa “análisis del puesto” y “descripción del puesto” como si fueran lo mismo. Sin embargo, son dos pasos diferentes y uno viene después del otro. Saber la diferencia entre los dos es muy importante para que el proceso de contratación sea correcto.

El análisis del puesto es el paso previo. Es donde tú juntas toda la información sobre un trabajo. En este momento, tú estudias a fondo las funciones de oficina, las habilidades requeridas y cómo impacta ese trabajo dentro de la organización. Es un proceso para saber bien qué debe hacer la persona en ese puesto antes de informar a los demás.

Por su parte, la descripción del puesto es lo que sale del análisis del puesto. Es un escrito que pone los datos importantes de forma sencilla y directa para los interesados. Si el análisis del puesto te dice el «cómo», entonces la descripción del puesto informa el «qué». Tiene:

• Un resumen de las responsabilidades.

• Una lista de tareas administrativas, por ejemplo, la organización de archivos.

• Las competencias y habilidades requeridas.

Para terminar, tú no puedes hacer una buena descripción del puesto si primero no haces un análisis claro y detallado.

Estructura básica de una descripción de puesto de trabajo en oficina

Para que la descripción del puesto sea clara y fácil de leer, lo mejor es seguir una estructura ordenada. Puedes pensar en esto como una historia que ayuda al candidato ideal a conocer bien la vacante y a la empresa. Si tienes una buena estructura, ellos pueden ver rápido si el puesto es para ellos o no.

Al empezar, pon lo principal, que es el título del puesto. Luego, sigue poco a poco con detalles, como las responsabilidades y los requisitos. Asegúrate de agregar información adicional importante, como los beneficios y la forma de trabajo. A continuación, veremos cada parte una por una.

Título del puesto y departamento

El nombre del puesto de trabajo es lo primero que los candidatos pueden ver. Es importante que sea claro y directo. No uses palabras que sean confusas o demasiado internas. Por ejemplo, llamar el puesto «Asistente Administrativo» o «Gerente de Oficina» hace que la gente sepa de qué se trata. Un título seguro y preciso funciona mucho mejor que uno muy general.

Dar a conocer de qué equipo de oficina o departamento es el puesto también ayuda a la persona interesada a entender a qué grupo se unirá. Esto les muestra de forma sencilla dónde estarán dentro del trabajo y con quién podrían trabajar. Por ejemplo, «Asistente de Marketing» muestra el puesto y el área.

En los portales de empleo es común usar el título para que la vacante se muestre en los lugares correctos. Un título que sea conocido y estándar logra llegar a quienes buscan ese puesto de trabajo. Si agregas información adicional, como si el trabajo es híbrido o remoto, o el nivel del puesto como junior o senior, podrás recibir a los aspirantes correctos desde el inicio. De esta forma, los procesos administrativos de reclutamiento serán más fáciles y rápidos.

Perfil profesional y competencias requeridas

En esta parte, tienes que explicar bien el perfil profesional que necesitas. Di de forma clara qué formación académica se busca, el nivel de experiencia y qué tipo de persona crees que es ideal para el puesto. Esto ayuda a los que quieren postularse a ver si de verdad pueden ser lo que tu empresa quiere.

Es muy importante decir cuáles son las competencias y habilidades necesarias para hacer bien el trabajo. Estas pueden ser habilidades técnicas (hard skills) y habilidades para tratar con gente (soft skills). Por ejemplo, una buena comunicación es igual de importante que saber usar un programa. La gestión del tiempo y las habilidades organizativas son muy necesarias siempre que se trabaja en una oficina.

Si quieres que se entienda mejor, puedes mostrar las competencias más importantes en una lista. Aquí tienes algunos ejemplos que buscan mucho en puestos administrativos:

• Excelentes habilidades organizativas y de planificación.

• Buena comunicación verbal y escrita.

• Ser capaz de gestionar varias tareas y dar importancia a lo más urgente.

• Ser una persona que propone ideas y resuelve problemas.

Palabras clave: gestión del tiempo, resolución de problemas, buena comunicación, habilidades organizativas, nivel de experiencia.

Funciones principales y responsabilidades en un puesto de oficina

Esta parte es muy importante de la descripción. Aquí, el candidato puede imaginar cómo sería un día común en el puesto. Debes explicar de forma clara las funciones de oficina y las tareas administrativas que tendrá que hacer la persona elegida. Trata de ser específico para que no haya confusiones.

Una buena idea es poner esta parte en dos secciones: responsabilidades generales y tareas más específicas. Así, las personas tienen una visión completa del puesto, como su papel en las operaciones de oficina y las actividades diarias. Enseguida, te damos un ejemplo de cómo mostrar estas funciones.

Tareas diarias habituales en administración

Las tareas diarias en un puesto de administración son el centro de lo que pasa cada día en una oficina. Es importante que las personas que quieren este trabajo sepan bien lo que se espera de ellas. Esto ayuda a saber si el puesto va con sus habilidades y lo que quieren. Tener claro esto atrae a quien de verdad quiera y disfrute este tipo de tareas.

Una parte importante es cuidar la comunicación. Esto quiere decir responder el correo electrónico, contestar llamadas y ser un contacto para los demás. También toca estar a cargo de la organización de archivos, cuiden sean en papel o digitales. Estas cosas hacen que la información esté segura y fácil de encontrar. Son parte clave para ayudar a que los flujos de trabajo marchen bien cada día.

Para que tengas una idea más clara, aquí están algunas de las tareas diarias más comunes en administración:

• Gestionar y archivar documentos, facturas y correspondencia.

• Planificar y coordinar reuniones, eventos y viajes de negocios.

• Manejar la centralita telefónica y el correo electrónico general.

• Actualizar bases de datos y preparar informes básicos.

Responsabilidades adicionales según el rol (asistente, gerente, etc.)

Aunque muchas funciones de oficina son comunes a varios puestos, las responsabilidades generales varían significativamente según el nivel jerárquico del rol. No es lo mismo ser un asistente de oficina que un gerente de oficina, y es crucial que la descripción del puesto refleje estas diferencias para atraer al perfil correcto.

Un asistente suele tener tareas más operativas y de apoyo directo al equipo de oficina, mientras que un gerente de oficina asume un rol de liderazgo y supervisión. El gerente es responsable de optimizar los procesos, gestionar presupuestos y asegurar que todo el departamento funcione de manera cohesionada y eficiente.

Para ilustrar mejor estas diferencias, aquí tienes una tabla comparativa con las responsabilidades de cada rol:

Rol	Responsabilidades Principales
Asistente de Oficina	Apoyo administrativo, gestión de agenda, organización de archivos, atención telefónica, gestión de material de oficina.
Gerente de Oficina	Supervisión del personal administrativo, gestión de presupuestos, optimización de procesos, coordinación con otros departamentos.
Coordinador de Oficina	Planificación de eventos, gestión de proveedores, supervisión de las operaciones diarias, apoyo en proyectos específicos.

Habilidades y requisitos clave para los puestos de oficina

Para que una persona lleve a cabo las funciones de oficina con éxito, no es suficiente tener experiencia. Se debe contar también con habilidades específicas. Poner claras las habilidades requeridas en la descripción del puesto te va a ayudar a filtrar candidatos. Así vas a encontrar a alguien que se acople bien al equipo y al ritmo de trabajo.

Las competencias se pueden dividir en dos grupos. El primero son habilidades técnicas, que están relacionadas con el uso de herramientas tecnológicas. El segundo son habilidades interpersonales, como la buena comunicación. Las dos son importantes para lograr buenos resultados. Ahora vamos a ver cada una de ellas con más detalle.

Habilidades técnicas y digitales más valoradas

En la oficina hoy, es importante que la gente sepa usar bien las herramientas tecnológicas. Tener estas habilidades ayuda a los empleados a terminar el trabajo más rápido. Ellos pueden poner su trabajo en orden y trabajar bien con el grupo. Estas cosas son muy necesarias en la mayoría de las descripciones de puestos administrativos.

Programas como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y Google Workspace (Docs, Sheets, Slides) son usados en casi todos los trabajos de oficina. Poder usar Excel para hacer reportes o manejar una base de datos es muy bien visto. También es muy bueno si usted conoce software para la gestión del tiempo y proyectos, o usa herramientas que ayudan a hablar y compartir en el grupo.

Aquí tienes las habilidades técnicas y digitales que piden mucho:

• Dominio avanzado del paquete Microsoft Office.

• Experiencia con Google Workspace y herramientas colaborativas en la nube.

• Capacidad para gestionar bases de datos y hojas de cálculo.

• Conocimiento de herramientas de gestión del tiempo y proyectos (como Asana o Trello).

Competencias interpersonales fundamentales

Más allá de las habilidades técnicas, las competencias interpersonales son muy importantes para tener éxito en una oficina. A estas se les llama «soft skills». Estas habilidades ayudan a saber cómo se llevan las personas con sus compañeros de trabajo, cómo hacen sus tareas y cómo ponen de su parte para que el grupo trabaje bien.

La buena comunicación es, quizás, la que más importa. Es clave poder expresar ideas de forma clara y, también, escuchar bien a los demás. Esto hace que el trabajo en equipo sea mejor. La resolución de problemas y la toma de decisiones muestran que una persona toma la iniciativa y puede trabajar sola. Estas cualidades son muy valoradas en los empleados.

Otras competencias interpersonales clave incluyen:

• Habilidad para el trabajo en equipo y la colaboración.

• Una fuerte orientación al cliente y al servicio.

• Adaptabilidad y flexibilidad ante los cambios.

• Inteligencia emocional para gestionar relaciones profesionales.

Ejemplo práctico de descripción de puesto: Asistente de oficina

Para que todo lo que dijeron antes esté claro, nada mejor que ver un ejemplo práctico. Piensa en que tú tienes que contratar a un asistente de oficina. La descripción del puesto debe mostrar bien lo que buscas. También tiene que juntar la cultura de tu empresa con las tareas que el puesto pide. Este documento es la herramienta principal para encontrar personas que sean buenas y que encajen con tu grupo.

A continuación, te vamos a llevar paso a paso por un modelo de descripción del puesto para un asistente de oficina. Vas a ver cómo poner las funciones, las tareas administrativas y los requisitos que se buscan en el candidato ideal. Este ejemplo es una base que puedes usar para hacer tus propias ofertas de trabajo. Solo tienes que adaptarlo a lo que necesitan tu empresa y tus equipos de oficina.

Descripción de funciones específicas para asistente de oficina

En esta parte, vas a explicar las funciones de oficina que el asistente de oficina debe hacer todo el día. Es bueno decirlo claro, para que los que quieren el puesto sepan lo que tienen que hacer. Habla de todas las tareas, tanto las que se hacen seguido como las que tocan de vez en cuando y que son importantes para su trabajo en la oficina.

El asistente de oficina ayuda mucho con la gestión de oficinas. Él ve que todo vaya bien. Hay que hacer cosas como gestionar el correo electrónico, contestar llamadas y cuidar que siempre hay material de oficina. También debe tener la organización de archivos limpia, tanto en papel como en digital. Esto ayuda a que el equipo trabaje bien y todo tenga orden.

Estas son algunas funciones de oficina que puedes poner:

• Contestar y pasar las llamadas del teléfono y manejar la correspondencia y el correo electrónico.

• Tener un sistema para la organización de archivos que sea claro y al día.

• Revisar y llevar el control del material de oficina, comprar más si falta algo.

• Dar soporte administrativo al grupo, ayudando a hacer documentos y a programar reuniones.

Requisitos y perfil ideal del candidato

Para encontrar al candidato ideal, lo primero es decir claramente qué se necesita para el puesto. Esto abarca la formación académica y el nivel de experiencia de cada uno en tareas parecidas. Al ser directo en esto, vas a tener personas que sí tienen todo lo que tu empresa busca.

El perfil ideal para un asistente de oficina debe unir las habilidades técnicas con muchas habilidades organizativas. Buscas alguien que sea capaz de manejar distintos trabajos, dar prioridad a lo importante, y ayudar a cumplir con las políticas. Debe tener buenas habilidades organizativas, ya que es algo esencial para este puesto.

Aquí hay unos requisitos clave:

• Formación en Administración o algo similar.

• De uno a dos años de experiencia en un trabajo administrativo.

• Saber usar el paquete Office y otras herramientas digitales.

• Demostrar que puede hacer muchas tareas y trabajar si hay presión.

Buenas prácticas y errores a evitar al redactar descripciones de puestos de oficina

Redactar descripciones de puestos eficaces necesita buena planificación y mucho cuidado en los detalles. No solo es decir las tareas de la posición. El documento tiene que mostrar la oportunidad de carrera de forma atractiva y sincera. Esto ayuda a poner expectativas claras y ayuda a ser el primer filtro para los posibles candidatos que encajan bien con tu cultura.

A veces, puedes cometer errores que hacen que el talento que buscas no se interese en la oferta. Ser muy vago o usar palabras que excluyen a algunos puede hacer más difícil tu proceso de selección. Aquí veremos algunas buenas prácticas y los errores más comunes para ayudarte a evitarlos.

Consejos para personalizar la descripción según el puesto

Aunque las plantillas ayudan mucho para empezar, la personalización es muy importante si quieres atraer al talento adecuado. Cada puesto de trabajo tiene cosas que lo hacen diferente, hasta en el mismo equipo, y la descripción tiene que mostrar todo eso. Adaptar el lenguaje y los detalles para el rol específico deja ver profesionalidad y llama la atención de personas más cualificadas.

Piensa en lo que tu equipo y proyecto necesitan del nuevo integrante. ¿Qué habilidades son realmente necesarias para este puesto de trabajo? ¿Qué lo hace distinto de los otros trabajos en tu empresa? Agregar esta información adicional hace que la oferta tenga mucho más sentido y se vea mejor. Así optimizas el proceso de reclutamiento.

Aquí tienes algunos consejos para personalizar tus descripciones:

• Ajusta el tono y el lenguaje para hacer que se note la cultura propia del equipo.

• Muestra bien las tareas y proyectos únicos del puesto.

• Deja claro cuáles son las oportunidades de mejorar y crecer que vienen con ese rol.

• Habla directo con el jefe o mánager del equipo para saber lo que busca el equipo exactamente.

Errores frecuentes en descripciones de oficina y cómo solucionarlos

Al crear descripciones de puestos, es fácil que se comentan errores que puedan alejar a los candidatos ideales. Uno de los errores más comunes es escribir de manera muy vaga o genérica. Esto puede confundir, no deja expectativas claras y lleva a recibir candidatos que no tienen lo que se busca.

Un error que pasa mucho es poner más requisitos o pedir de más en el trabajo que se ofrece. Esto puede asustar a futuros trabajadores que sí pueden hacer bien el trabajo. También, usar muchas palabras completas de la jerga o frases ya muy usadas puede hacer que tu empresa no se vea real. Lo mejor es ser honesto, directo y explicar bien todo.

Para evitar los problemas en las descripciones de puestos y lograr expectativas claras con los futuros trabajadores, puedes tener presente lo siguiente:

• Error: Lista de requisitos que no acaba. Solución: Da prioridad y marca los requisitos «imprescindibles» y los «deseables».

• Error: Descripción de tareas que no queda clara. Solución: Escribe con verbos de acción y deja claro qué se hace cada día.

• Error: No explicar la cultura de la empresa. Solución: Agrega un párrafo corto sobre los valores y cómo es el lugar de trabajo.

• Error: Usar palabras que hacen diferencia de personas (ejemplo: «buena presencia»). Solución: Escribe sólo sobre las competencias y la experiencia.

Recursos y plantillas recomendadas para crear descripciones de puestos de oficina

Crear una descripción de trabajo desde cero a veces puede parecer difícil. Pero tú no tienes que comenzar sin nada. Hay muchos recursos y plantillas hechas por expertos en recursos humanos que te ayudan mucho en el proceso de búsqueda. Si usas una plantilla, tienes la seguridad de que no se olvida ninguna parte importante.

Estos modelos te dan una guía completa. Tú puedes adaptarla según lo que necesita tu empresa. Te sirven para poner la información de forma simple y clara. Así ahorras tiempo y trabajas mejor. Ahora te vamos a decir dónde encontrar estos recursos humanos y cómo usarlos bien.

Dónde encontrar modelos en línea adaptados a España

Encontrar buenos modelos de descripciones de puestos de trabajo es más fácil de lo que piensas. Hoy en día, hay muchas webs y plataformas que se dedican a recursos humanos. Estas ofrecen tanto plantillas gratis como de pago. Todas están hechas para la normativa y el mercado laboral español. Estos recursos humanos te ayudan mucho cuando empiezas un proceso de selección.

Muchos portales de empleo, blogs de RR. HH. y empresas que hacen selección tienen secciones pensadas justo para esto. Sus modelos te muestran ejemplos para distintos puestos de trabajo. Ellos van desde trabajos administrativos hasta puestos técnicos. También dan consejos sobre cómo tratar temas como el rango salarial.

Aquí tienes algunos sitios donde puedes buscar:

• Blogs que hablan de recursos humanos y de cómo trabajar bien con el talento.

• Portales de empleo grandes en España, que tienen secciones de recursos para empresas.

• Webs de consultorías de RR. HH. que te dejan guías y plantillas gracias a su experiencia.

• Software que sirve para la gestión de talento, ya que suele traer bibliotecas de descripciones de puestos.

Cómo adaptar plantillas a diferentes roles de oficina

Usar plantillas te puede ahorrar mucho trabajo, pero para que de verdad funcionen, debes personalizarlas. Las plantillas muy generales no muestran todo lo que hace cada puesto en tu oficina. Cambiar el contenido es clave para que la descripción de puestos represente lo que necesita esa vacante y así buscar a los candidatos adecuados.

Hay que empezar viendo bien de qué trata el puesto. Habla con quien está a cargo del equipo y pregunta cuáles son las tareas y habilidades que de verdad importan. Por ejemplo, no es igual alguien que ayuda en todo que un coordinador que maneja proyectos concretos. Estos detalles tienen que estar claros en la descripción de puestos para que el proceso de reclutamiento sea mejor.

Aquí tienes unos consejos para adaptar las plantillas:

• Modifica el título del puesto y hazlo lo más claro que puedas.

• Cambia la lista de tareas, quitando las que sean muy generales y poniendo las cosas que de verdad se hagan en ese trabajo.

• Ajusta las habilidades requeridas según lo que necesita tu equipo.

• Usa un tono y palabras que estén de acuerdo con la forma de trabajar en tu empresa y en ese departamento.

Conclusión

En resumen, la descripción del puesto bien hecha es más que un anuncio de trabajo. Este texto es clave en el proceso de selección de personal. Ayuda a mostrar la cultura de la empresa y te permite atraer al candidato ideal. Si tomas tiempo y cuidado al escribirlo, será una inversión que ayuda a tener contrataciones buenas y equipos fuertes. No ignores el valor que tiene la descripción del puesto para cambiar tu forma de hacer reclutamiento.

Frequently Asked Questions

¿Cuáles son las funciones principales de un empleado de oficina?

Las funciones de oficina pueden cambiar de un empleado a otro, pero suelen incluir tareas administrativas como manejar el correo electrónico y contestar llamadas. También tienen que organizar archivos y documentos, y apoyar en los procesos administrativos. Además, a veces ayudan a planear reuniones, gestionar agendas y atender a clientes o personas que llegan a la oficina.

¿Qué habilidades se requieren en un puesto administrativo de oficina?

Las habilidades requeridas para este puesto son tener un buen manejo de Microsoft Office y mostrar gestión del tiempo en el trabajo. Es importante ser organizado y poder usar buena comunicación, ya sea hablada o escrita. También se debe prestar atención al detalle y contar con una capacidad fuerte de resolución de problemas que surgen en el día a día.

¿Qué puntos clave debe incluir una buena descripción de puesto de oficina?

Una buena descripción del puesto tiene que tener un título claro, un resumen de la empresa, tareas administrativas explicadas paso a paso y los requisitos que debe cumplir el candidato. Es importante que las expectativas sean claras para todos. También, es útil ofrecer información adicional, por ejemplo, los beneficios, cómo es la cultura en la empresa y el rango salarial si se puede poner.